Grundregel: Bevor auch nur der brühmte eine Finger krumm gemacht wird, muss die Angelegenheit vertraglich geklärt sein. Das heißt nicht, wie sich das manche vorstellen, dass ein Pamphlet mit hundert Klauseln ausgedruckt werden muss und die Parteien höchstpersönlich das Schriftstück mit einer Gänsefeder abzeichnen.

Vertrag heißt heruntergebrochen, dass eine Vereinbarung über die essentialia negotii, also alle notwendigen Vertragsbedingungen getroffen wurde. Das kann im Werkrecht und bei Dienstverträgen (Achtung, nicht Arbeitsverträge) auch mündlich geschehen. An der rechtlichen Wirksamkeit ändert das nichts. Allerdings bringt einen das aus praktischer Sicht in Nachweisschwierigkeiten, sollte es zu Streitigkeiten kommen.
Also gilt: Wehret den Anfängen. Oder get your shit together. Wichtig ist vor allem, feste Routinen und Abläufe zu entwickeln, welche sich an den rechtliche Notwendigkeiten und Risiken orientieren. Auch wenn so mancher Auftrag mündlich, unter Freunden, zwischen Tür und Angel vergeben wird, das ist rechtlich nicht wirklich gut. Was der eine für eine nettes loses Versprechen hält, ist für den anderen wirtschaftlich ein überlebenswichtiges Geschäft. Man muss im Zweifel immer davon ausgehen, dass das Verständnis des Kunden, Freund oder Nichtfreund hinsichtlich Zeit/Aufwand/Kosten über die Leistung, die erbracht werden soll, unter aller Kanone ist. An dieser Stelle kann man ein wenig auf Kundenqualität achten.

Was ist zu tun?

1. Vertragliche Positionen und Bedingungen so gut wie möglich schriftlich festlegen. E-Mail ist ok, Papier nach wie vor unangefochetner Spitzenreiter in Sachen Nachweisbarkeit, aber wohl nicht so wirklich mehr state of the art. Mündlich bestenfalls mit Zeugen. Im Grunde ist das wie eine Heirat, inklusive Papierkram: “Willst du (mein Angebot zu XYZ in Höhe von €€€ bedingungslos annehmen)?” “Ja, ich will.”

2. AGB: Allgemeine Geschäftsbedingungen sind eine gute Sache. Sie sind nicht Pflicht, helfen aber, die Positionen beider Parteien zu stärken und das Geschäft besser/rechtlich detaillierter abzuwickeln. In den allgemeinen Gechäftsbedingungen sind wie der Name schon sagt, allgemeine Bedingungen zum jeweiligen Auftrag vorformuliert enthalten. WENN man welche hat, sollten diese maßgeschnitten sein; alles andere trifft einen im Streitfall schon mal wie ein Bumerang. Ins Gesicht. Ferner müssen die AGB auch wirksam in das jeweilige Geschäft einbezogen worden sein.

3. Datenschutz: Die Datenschutzerklärungen sind für das gemeine Unternehmervolk gefühlt sowas wie ein Blinddarm. Nichtsdestotrotz müssen sie sein. Sie haben nicht direkt etwas mit der rechtichen Wirksamkeit der vertraglichen Verbindung zu tun, sondern sie dienen der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, die die DSGVO vorschreibt.